Trocar de contador: entenda como fazer a migração da melhor maneira

Tempo de leitura: 10 minutos

Somos livres para buscar profissionais e empresas que estejam alinhados com as nossas necessidades e propósito de negócio. Fato! Com os contadores não seria diferente. É claro que existem contratos que devem ser respeitados, mas tenha em mente que todo empreendedor tem o direito, previsto no Código de Defesa do Consumidor, de escolher o escritório ou profissional de contabilidade que atenda às demandas contábeis da empresa. Isso significa que é possível trocar de contador e a migração não precisa ser complicada.

Quem empreende sabe que o risco de perder clientes existe. Assim, não vale a pena continuar com uma empresa que não entrega mais o que você precisa, nem como você deseja, e ainda correr o risco de não estar em dia com suas obrigações, lembrando que uma assessoria contábil é essencial para deixar em dia todas as responsabilidades contábeis da empresa, desde abertura até o planejamento tributário. É preciso confiar no que está sendo feito para evitar problemas no futuro ou ainda um desgaste emocional e de tempo quando os envolvidos persistem no “erro”. 

Trocar de contador é um processo mais simples do que se imagina. Reunimos aqui as principais dicas sobre esse assunto, para que você tenha mais segurança ao decidir o momento certo de trocar e como prosseguir para que o seu próximo contador receba as principais informações e possa alinhar tudo rapidamente, da melhor maneira possível.

Quando você deve pensar em fazer essa migração

O critério básico para seguir com essa mudança será a insatisfação com o serviço. Não tem hora certa para trocar, mas o ideal é que assim que você perceber que algo não está mais funcionando como gostaria, já ligue o radar e avalie conversar sobre o problema e tentar melhorias ou seguir com a troca de contador.

Outras questões podem motivar uma mudança na contratação:

  • problemas no atendimento e na comunicação
  • descumprimento de prazos
  • ferramentas desatualizadas, ou seja, o contador não busca por atualizações do mercado e nem em tentar oferecer alternativas melhores
  • falta de proatividade
  • falta de conhecimento na sua área de atuação
  • não acompanha mudanças na legislação
  • preço (não recomendamos escolher um profissional pensando exclusivamente no pagamento, mas às vezes a empresa precisa chegar em um “meio termo” que seja mais coerente com a realidade financeira do negócio)
  • aumento da demanda de trabalho e o contador já não consegue mais atender

A contabilidade e as finanças são pilares importantes de qualquer negócio. Assim, se você perceber que está enfrentando problemas, avalie a situação o mais rápido possível. Se sentir confiança, converse com seu contador e mostre suas expectativas. Às vezes ao fazer um novo alinhamento o trabalho volta a acontecer como esperado. Mas se depois disso os problemas persistirem, não tenha dúvidas de que a troca é necessária.

Como trocar de contador

Reveja o contrato atual

O primeiro passo é conferir como está o contrato atual com o seu contador e se existem cláusulas que preveem multas em casos de rescisão ou a obrigação de aviso prévio. É preciso muita atenção para evitar problemas legais em caso de quebra de contrato. Nessa avaliação você também pode conferir se o contador deixou de cumprir com algo que estava previsto no contrato.

Confira se existem pendências

Antes de trocar de contador, veja se há alguma pendência que o seu atual contador ou empresa de contabilidade tenha deixado passar ou demandas que estão em processo. Essa análise é importante para que você não saia “perdendo”, além de evitar surpresas no futuro durante o processo de migração. Não esqueça que qualquer erro cometido no passado é de responsabilidade do escritório ou profissional de contabilidade que atuou na época.

Pode variar de contrato para contrato, mas de modo geral, o contador pode ter um prazo de 30 dias para organizar todas as pendências e organizar toda a documentação para devolver à empresa.

Comunique a decisão para o contador e também para sua equipe

Nunca é fácil quebrar conexões de trabalho, mas é preciso transparência e respeito. Um bom diálogo é essencial para que tudo acabe bem. No momento de oficializar a decisão, é bem importante informar:

  • o pedido de encerramento do contrato e das atividades
  • a data final do serviço contratado – em geral 30 dias
  • requerer toda documentação que está em posse do contador, tanto física como digital, assim como senhas e logins
  • pedir um relatório da situação cadastral, para conferir se existem pendências em nome da empresa
  • se você já tiver outro contador ou empresa de contabilidade contratada, é possível também solicitar que toda documentação seja enviada a esse profissional ou empresa

Se você tiver uma equipe, não esqueça de avisar sobre a mudança. Se fornecedores trabalhavam diretamente com o antigo contador, também é importante avisar e apresentar quem será o novo responsável.

Dica: ao trocar de contador, procure já ter outra empresa contratada ou encaminhando para isso. Além de evitar que você fique sem alguém para cuidar da contabilidade da empresa, você pode solicitar ajuda desse novo serviço de contabilidade para solicitar o histórico contábil com o antigo contador.

Providencie uma carta de cancelamento de serviços contábeis

É essa carta que vai determinar as condições de distrato do serviço com o antigo contador ou empresa e dá segurança para ambas as partes. Você poderá solicitar todos os documentos de posse, bem como a quitação de qualquer tributo que seja responsabilidade do profissional. Já o contador tem a segurança de que a partir de determinada data, não terá mais responsabilidade sobre a empresa. 

Busque novas referências

Como citamos anteriormente, enquanto o processo de mudança acontece, é importante que você já tenha em vista qual profissional ou empresa quer contratar. A boa notícia é que não faltam opções para buscar e conferir referências. Faça uma análise criteriosa da empresa e tire todas as suas dúvidas antes de bater o martelo.

Estabeleça suas prioridades

Ao descobrir que a troca de contador era algo necessário dentro da empresa, você já sabe o que não quer encontrar em um profissional, certo? Por isso, durante a busca por um novo serviço contábil, defina suas prioridades, como prazos, preço, comunicação, transparência e por aí vai. Assim você consegue avaliar com mais segurança os potenciais contadores.

Procure uma contabilidade especializada na sua área de atuação

Para não ter erro mesmo, mais do que trocar de contador, é super interessante que você busque por uma contabilidade especializada no seu segmento. Já que é para mudar, que seja para melhor, certo?

A rotina contábil pode ficar ainda mais segura e eficiente, uma vez que esses profissionais podem ter “sacadas” específicas para a sua empresa. Além disso, uma contabilidade especializada pode evitar problemas, como o uso de estratégias mais agressivas ou até mesmo ilegais que podem não valer a pena no futuro ou acabar prejudicando o negócio.

Nós da Soluzzi Contadores, por exemplo, somos uma empresa de contabilidade digital especializada em negócios e profissionais digitais e estamos sempre acompanhando de perto as tendências do mercado, trabalhando com as melhores ferramentas. A gente sabe bem o que é preciso para que a sua contabilidade fique em dia, sem limitar o crescimento da sua empresa.

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