Como fazer fluxo de caixa: o que você precisa saber para controlar as entradas e saídas de dinheiro

Tempo de leitura: 10 minutos

Você gostando ou não, a gestão financeira é um dos pilares mais importantes de qualquer negócio de sucesso. Toda empresa que consegue se manter saudável, inclusive em tempos de crise, está preocupada em manter o controle de pagamentos, de entradas de dinheiro, de vendas e por aí vai. A melhor maneira de controlar esses fatores é deixando o fluxo de caixa bem organizado. Mas, afinal, o que é e como fazer fluxo de caixa?

Ainda que seja um conceito relativamente básico, muitos empreendedores e empreendedoras encontram dificuldade em fazer esse controle das finanças. Mesmo que você tenha pessoas responsáveis pela contabilidade do seu negócio, é importante dominar o que é fluxo de caixa, independentemente da sua área de atuação, uma vez que você é a pessoa mais interessada na saúde financeira do seu negócio, não é mesmo?

O que é fluxo de caixa

Podemos dizer que fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro. Com essa ferramenta podemos visualizar, basicamente, todas as entradas e saídas de dinheiro, o que ajuda a ter uma visão completa do negócio. Sem o fluxo de caixa fica difícil saber, por exemplo, quanto se está gastando ou ganhando em um determinado período de tempo.

Como falamos anteriormente, essa ferramenta é básica para qualquer negócio. Mesmo assim, ter um fluxo de caixa organizado gera uma série de benefícios:

– você terá mais informações sobre a saúde financeira do seu negócio, podendo negociar prazos maiores ou menores com clientes e fornecedores, por exemplo.

– você consegue tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro.

– você consegue avaliar se as vendas atuais serão suficientes para cobrir futuros gastos já identificados.

– você consegue antecipar decisões e estudar como torná-las mais estratégicas, como por exemplo, lidar com as sobras no caixa.

– você compreende onde foram gastos os seus recursos e para qual finalidade.

– você controla todas as contas que devem ser pagas e os pagamentos que devem ser recebidos.

Como fazer fluxo de caixa

Quanto mais detalhado for o seu fluxo de caixa, melhor. Por isso, procure registrar todas as entradas e saídas da sua empresa. Sim, até mesmo aqueles valores mínimos que parecem não fazer diferença, são importantes para que você tenha um fluxo de caixa eficiente. Confira a seguir algumas dicas de como fazer fluxo de caixa na prática:

1. Confira o saldo inicial da empresa

Para começar o fluxo de caixa, é importante saber quanto sua empresa tem disponível no momento. Por isso, não esqueça de conferir o saldo inicial do seu negócio.

2. Categorize as entradas e saídas de dinheiro e padronize as descrições

Organização é fundamental no processo de criação de um fluxo de caixa. Para isso, você precisa dividir as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa. De modo geral, entradas significam o acréscimo de dinheiro. Já as saídas são as obrigações financeiras, como aluguel, fornecedores, funcionários, etc. 

Antes de começar a fazer os lançamentos, é interessante também classificar essas transações e padronizar as descrições. Isso será útil no futuro, quando você precisar analisar as origens mais relevantes e quais custos podem ser reduzidos, por exemplo. Os valores de saída podem ser categorizados como:

  • fornecedores
  • contabilidade
  • impostos
  • funcionários
  • taxa da plataforma digital (exemplo: Hotmart)
  • despesas operacionais (telefone, água, luz, aluguel, salários, internet…)
  • investimentos

Já os valores de entrada podem incluir:

  • vendas
  • rendimentos

Lembrando que cada negócio possui sua estrutura, mas a lógica será sempre a mesma: monitorar entradas e saídas…

3. Faça o lançamento de todas as entradas e saídas

Depois de categorizar, fica mais fácil incluir os números no seu fluxo de caixa. É interessante considerar um período de tempo determinado para ajudar nas projeções. O recomendado é considerar um período de 12 meses, assim você consegue projetar pagamentos recebidos a prazo e já considerar gastos que são fixos, por exemplo. Não esqueça de informar a data exata de cada transação.

4. Seja o mais específico possível

Um fluxo de caixa só vai funcionar se você for capaz de identificar todas as informações inseridas nele. Por isso a organização é tão importante. Fazer por fazer pode acabar dificultando ainda mais a situação. Tenha em mente que depois de deixar o seu fluxo de caixa bem estruturado, você só precisa inserir os dados e monitorar. Por isso, procure ser bem específico. Deixando tudo organizado, nomeado e categorizado, você consegue inserir os dados e monitorar com mais facilidade, além de conseguir tomar decisões mais rapidamente. 

Além disso, a comunicação interna fica facilitada, ou seja, qualquer pessoa consegue entender as informações do seu fluxo de caixa. Você e o contador, por exemplo, estarão bem mais alinhados se a casa estiver em ordem.

5. Atualize constantemente as informações

Você nunca pode perder de vista o seu fluxo de caixa. Lembre-se disso! O ideal é que você continue acrescentando novos lançamentos e saídas com certa frequência. Não deixe acumular o trabalho. Que tal separar o final de cada dia para isso? Se você tem uma equipe que faça isso pra você ou uma empresa de contabilidade, não esqueça de compartilhar as entradas e saídas para que nada se perca no caminho.

6. Analise os resultados

Com o fluxo de caixa organizado, é preciso também interpretar os resultados e se preparar para projetar informações e tomar decisões. Aos subtrair as saídas das entradas você terá o saldo da sua empresa, que pode ser positivo ou negativo.

Não esqueça de analisar o cenário como um todo também, principalmente se você for monitorar o fluxo de caixa diariamente. Nem sempre um valor negativo já pode ser considerado como prejuízo, pois contas parceladas ou programas possuem datas futuras. Ainda assim, fechar o caixa no vermelho é sempre um alerta na mente do empreendedor.

No momento da análise você também pode trabalhar as projeções, levando em consideração padrões anteriores. Por isso, é MUITO recomendado ficar sempre de olho no fluxo de caixa, mesmo que você não seja o responsável por lançar as informações.

7. Conte com a ajuda de profissionais

Se você não tem tempo ou não tem o conhecimento necessário para executar essa tarefa com precisão, conte com a ajuda de profissionais. Certamente será um investimento que você vai fazer para deixar a saúde financeira do seu negócio em dia. Lembrando que gestão financeira é muito mais do que o fluxo de caixa. Deixar esse pilar tão importante do seu negócio nas mãos de especialistas é o caminho certo a seguir.

>>> BÔNUS: Planilha para fluxo de caixa

Fluxo de caixa é um conceito antigo e nem sempre teve como aliado a tecnologia. Pois é, muita gente já fez e ainda faz o controle financeiro no papel. O que hoje em dia não é muito aconselhável, pois existem muitos recursos que facilitam a vida do empreendedor e dos profissionais de contabilidade.

Uma das maneiras de facilitar o controle do fluxo de caixa é com o uso de planilhas. Pensando nisso, nós criamos um modelo de planilha que você pode baixar GRÁTIS e começar a organizar o fluxo de caixa do seu negócio hoje mesmo. Recomendamos ainda que você tenha ela salva na nuvem, assim elimina o risco de perder esse material e os seus dados.

Fluxo de caixa para produtores e afiliados

No caso dos empreendedores digitais, como produtores e afiliados, mesmo que o controle financeiro seja simplificado, pois na maioria dos casos não existe a preocupação com estoque, por exemplo, é importante deixar o fluxo de caixa bem organizado para evitar confusões e quebra de caixa. Muitas pessoas que entram nesse segmento misturam a conta pessoal com a jurídica, o que não é nada saudável para o negócio. Por isso, nossa dica é: organize o controle financeiro do seu negócio digital desde o começo! Entenda as possibilidades e projeções do seu negócio e não deixe de lado as finanças.

>>> Para ajudar nessa missão, desenvolvemos um guia gratuito com 6 dicas práticas para aumentar os resultados do seu negócio digital fazendo o controle financeiro:

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Soluzzi: contabilidade digital para o seu negócio

Agora que você já sabe como fazer fluxo de caixa e entendeu a importância de deixar isso organizado, chegou a hora de deixar essa missão na mão de profissionais. Assim, você terá mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: fazer o dinheiro entrar no seu caixa!

Nós da Soluzzi Contadores somos especializados em contabilidade digital e podemos orientar desde a abertura da empresa, até o controle financeiro do seu negócio. A gente sabe o que é preciso para a sua contabilidade estar em dia sem limitar o crescimento do seu negócio.

Queremos ajudar você a pagar o mínimo de impostos possível, dentro da lei e em conformidade com as exigências que o seu negócio exige. Tudo para deixar a sua contabilidade em dia e para que você não tenha risco de ser penalizado.

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